Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Omnivia AB, org.nr 559425-2230, Palmbladsvägen 3, Stockholm, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas när du använder bokföringstjänsten Ombokia. Behandlingen sker enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

För de personuppgifter som du som kund själv lägger in i din bokföring – exempelvis uppgifter om kunder, leverantörer och anställda – är ditt företag personuppgiftsansvarigt och Omnivia personuppgiftsbiträde.

2. Vilka personuppgifter vi behandlar

• Kontouppgifter: namn, e-postadress, roll och behörighet, inloggnings- och sessionsuppgifter.
• Företagsuppgifter: företagsnamn, organisationsnummer, adress, räkenskapsår, momsperiod och kontaktuppgifter.
• Bokföringsdata som kan innehålla personuppgifter: uppgifter i kund- och leverantörsregister, namn och belopp på fakturor, kvitton, bankhändelser och verifikationstexter.
• Uppladdade underlag: kvitton, fakturor, kontoutdrag och andra dokument.
• Teknisk logg- och användningsdata: revisionslogg över åtgärder i tjänsten, felrapporter och tidsstämplar.
• Supportkommunikation: meddelanden du skickar till oss i tjänsten eller via e-post.

3. Ändamål och rättslig grund

• Tillhandahålla och administrera tjänsten, inklusive konto, behörigheter, bokföring, moms och rapporter — rättslig grund: fullgörande av avtal.
• Bevara räkenskapsinformation och revisionsspår — rättslig grund: rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen.
• Support, felsökning, säkerhet och missbruksskydd — rättslig grund: fullgörande av avtal och berättigat intresse.
• Förbättring av produkten, till exempel kvalitetsuppföljning av konteringsförslag och användningsstatistik — rättslig grund: berättigat intresse.
• Fakturering och betalningshantering — rättslig grund: fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse.

4. Lagringstid

Räkenskapsinformation, inklusive verifikationer och underlag, bevaras enligt bokföringslagens krav i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Kontouppgifter och behörighetsuppgifter bevaras så länge kontot är aktivt och därefter så länge det behövs för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller hantera rättsliga krav. Supportärenden bevaras normalt så länge de behövs för uppföljning.

5. Utlämnande till tredje part

Vi säljer aldrig personuppgifter. För att kunna leverera tjänsten anlitar vi underleverantörer som behandlar uppgifter på vårt uppdrag, huvudsakligen:

• Databas-, autentiserings- och lagringsleverantör (Supabase) för drift av databas, inloggning och lagring av underlag.
• AI-leverantör som används för att tolka underlag och generera konteringsförslag.
• Leverantör av e-postutskick för systemmeddelanden, fakturor och offerter.

Uppgifter kan även lämnas ut till myndigheter när vi är skyldiga till det enligt lag. Om behandling sker utanför EU/EES säkerställer vi att det finns en giltig överföringsgrund, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

6. Dina rättigheter

• Rätt till tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig.
• Rätt till rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Rätt till radering, dataportabilitet, begränsning av behandling och invändning mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse.

Observera att rätten till radering är begränsad för räkenskapsinformation. Bokföringslagen kräver att verifikationer och underlag bevaras under arkiveringstiden, vilket innebär att vi inte kan radera sådana uppgifter förrän arkiveringsskyldigheten upphört.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt.

7. Säkerhet

Uppgifter överförs krypterat och lagras hos vår databasleverantör med kryptering. Åtkomst styrs av behörighetsroller och av säkerhetsregler på databasnivå (Row Level Security) som innebär att användare endast kommer åt sitt eget företags data. Åtgärder i bokföringen loggas i en revisionslogg. Vid spärrat konto stängs åtkomsten till företagets data av. Läs mer på sidan Dataskydd.

8. Kontakt för dataskyddsfrågor

Frågor om personuppgiftsbehandling eller begäran om att utöva dina rättigheter skickas till: